以下工作可以在是否起诉尚未确定时先完成。
一、确定准确主体
不要仅使用品牌名、项目名或个人微信昵称识别对方。
- 合同签约主体
- 实际履行主体
- 收款和开票主体
- 印章、签字人员及其权限
- 对方名称、股东、法定代表人或登记状态变化
- 关联公司代收、代付或代履行情况
二、保存合同形成过程
合同未盖章不当然等于不存在合同关系，盖章也不当然解决全部权限和履行问题，需要结合具体事实审查。
- 报价、订单、投标文件
- 合同草案和修订记录
- 会议纪要、电子邮件
- 盖章流转和授权材料
- 补充协议、变更单
- 对格式条款的提示说明记录
三、对应每一项履行
建议建立“约定义务—履行时间—履行证据—对方确认—异议内容—当前状态”对照表。交货纠纷重点保存订单、物流、签收、入库、验收和退货记录；服务纠纷重点保存成果交付、会议、验收、修改和使用记录。
四、把金额计算过程写清楚
争议金额应当能够从基础材料逐步计算，只写一个总数容易在后续核对时出现矛盾。
- 合同价款
- 已履行数量
- 已付款
- 退货、折让或抵扣
- 利息或违约金的起算点、标准和期间
- 主张的损失及其因果关系
五、保存催告与回应
即时通讯记录应保留完整上下文、账号主体和原始载体，不要只截取有利句子。
- 发给谁
- 采用何种地址和方式
- 是否能够证明送达
- 表述是否与合同和现有证据一致
- 是否无意中承认不利事实
- 是否会触发解除、加速到期或其他后果
六、检查公司内部决策材料
涉及股权、担保、重大交易、关联交易或利润分配时，还应整理公司章程、股东会或董事会材料、授权文件、财务账簿和工商登记。现行公司法自2024年7月1日起施行，旧模板和旧文章可能不再完整适用。
七、立即设置证据保全措施
- 对离职员工账号、项目系统和企业邮箱进行合规留存
- 备份可能被覆盖的监控、日志和电子平台数据
- 保留原始文件、元数据和形成路径
- 对个人信息、商业秘密数据设置访问权限
- 不擅自进入无权访问的账号，不通过违法方式获取证据
风险提示
经济纠纷只是日常称呼，个案可能涉及买卖、承揽、借款、股权、担保、不当得利或侵权等不同法律关系。本文为一般证据整理方法，不构成对管辖、时效、责任或结果的个案意见。
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